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이비즈포유(ebiz4U)

최적의 전자조달 서비스

대학교, 기업의 구매의뢰, 입찰/견적, 업체선정, 계약체결, 입고/기성, 검수, 세금계산서 등 일련의 구매업무를 온라인으로 지원하는 「최적의 전자조달 서비스」

구매 범위

업무별 프로세스 및 특징(입찰)

입찰
  • 각 단계별 알림 기능 강화(SMS,E-Mail)로 업무편의성 증대
  • 공급사 방문 등 구매 외적인 업무 최소화로 업무집중도 향상
  • 부서간 업무 협조 향상 및 통신시간 단축
  • PKI(공개키)공인인증서 기반의 전자서명, 암호화로 견적에 대한 신뢰성 확보 -> 담당자가 개봉하기 전 공급사 제출 가격 확인할 수 없음
  • 타 대학의 검증되고 우수한 공급사 확보로 인한 다수의 견적/입찰참여
  • 내·외부 감사 시 구매 업무 투명성 확보
  • 공사 및 용역 입찰의 경우 신용평가기관의 정보를 바탕으로 신뢰성 있는 공급사의 입찰 참여(공기업 및 대기업, 건설회사 협력업체 약 50,000개)
계약
  • 공인인증서 기반 전자서명으로 쌍방간의 전자서명 - 공인인증서 기반의 전자서명은 기존의 인감도장 역할을 하기 때문에 계약부인 방지 및 문서 위·변조 방지
  • 전자계약으로 인한 계약기간 단축으로 담당자 업무 비용 감소 및 공급사 부대비용 감소
  • 계약서 검색 및 보관 용이, 분실 위험 없음
  • 전자계약으로 인지세 절감
  • 이행보증증권 관리 용이
  • 연간 단가입찰을 통해 계약된 건을 전자발주서를 이용하여 간편 발주 기능 제공
계약
  • 입고된 물품별 세금계산서 발행이 가능하여 업무 편의성 증대 (부분입고 – 품목별, 수량별)
  • 공사 / 용역에서 기성관리를 통한 세금계산서 관리 용이
  • 부가가치세법에 따른 표준전자세금계산서 발행/수신 - 2010년 1월 1일 전자세금계산서 제도 시행
  • 전자세금계산서로 인한 담당자 및 공급사 부대비용 감소
  • 담당자의 업무집중도, 효율성 향상
  • 전자세금계산서 수수 시 세금계산서 보관 의무 면제
  • 전자세금계산서 수수 건 세금계산서 합계표 간편 제출
  • 세금계산서 오발행 방지

서비스 범위 및 특징

  1. 전자입찰/견적
    • 다양한 입찰프로세스 지원 (견적입찰 / 공개 / 지명 / 제한 / 협상 / 2단계 등)
    • 물품구매, 용역, 공사 등 모든 입찰을 지원
    • 재입찰 / 재공고 입찰 지원
    • 조달청과 동일한 공인인증서 기반의 견적서 전자서명, 암호화 기능으로 투찰의 보안유지 및 부인방지
  2. 전자계약/발주
    • 계약서 자동생성(대학교 계약 양식 적용)
    • 공인인증서 기반 전자서명(계약부인, 위.변조방지)
    • 특허취득(온라인상에서 계약방법 및 시스템)
    • 인지세 절감
    • 계약 담당자에게 실시간 알림 기능
    • 계약 관련된 이행증권 관리 (계약, 선금, 하자)
  3. 입고/기성/검수
    • 구매한 물품에 대한 입고기능(부분입고 가능)
    • 입고 건에 대한 검수 기능
    • 공사/용역에 대한 전자기성 기능(기성금액 설정)
    • 검수완료, 기성 데이터는 공급사로 역발행되는 세금계산서의 기초 데이터로 자동 생성
  4. 전자세금계산서
    • 구표준 전자세금계산서 인증 부여
    • 전자세금계산서 3.0적용(국세청 연동)
    • 세금계산서 오발행 금지
    • 입고, 기성 DATA와 연계한 세금계산서 교부
    • 전송 현황 모니터링
  5. 공급사 관리
    • 공급사 정보 조회
    • 공급사 평가 기능
    • 공급사별 계약 현황 조회
    • 다양한 공급사 정보 입력/관리
    • 공급사 취급품목 및 면허 관리

서비스 장점

편리성
공급사 관리부터 일련의 구매업무를 온라인 수행
구매, 발주/계약, 세금계산서 업무의 모니터링 및 관리
전자 구매에 대한 통계자료 제공
단계별 강력한 알림 기능(SMS,E-Mail, Fax)
업무에 필요한 Report
각 단계별 진행상황 notice 기능 및 실시간 확인
효율성
타 대학교의 검증되고 우수한 공급사 확보로 효과적인 업무(입찰/견적) 진행
구매, 발주/계약 등 업무표준화를 통한 행정업무 시간 단축
상담업무/일반문의 감소로 업무 집중도 향상
감사 자료 활용 (감사 시 전자구매 적극 권장)
공급사 소싱 원활 (다양한 공급사 Pool 공유/신규 공급사 발굴)
비용절감
우수한 다수의 공급사 경쟁으로 구매원가의 절감
구매업무에 소요되는 부대비용 절감(문서 수발비용,인건비 등)
인지세 절감(전자계약으로 50% 절감)
구매업무의 전산화를 통한 업무의 효율성 향상과 타 부서와의 유기적인 업무진행으로 행정비용 절감
투명성
공인인증서를 활용한 PKI(Public Key Infrastructure)의 암호화 및 전자서명을 통한 투명성 및 기밀성 보장 (조달청, 금융사 보안수준과 동일)
구매행정 프로세스 개선에 의한 구매 요청자, 구매담당자와 공급사의 분리
온라인 투찰을 이용한 동일IP에서의 이중 투찰 금지로 담합 방지

이용사례

연동 서비스 지원

도입대학교의 G/W,ERP(자산관리,구매의뢰정보,계약관리,회계관리 등)과 이비즈포유 서비스를 연동하여 최고의 전자구매 서비스(공급사 관리,구매청구,입찰/견적,계약/발주,입고/기성/검수,세금계산서 등) 제공


대학교 내의 행정시스템과 이비즈포유 시스템과의 I/F를 통해 효율적인 시스템 구성을 위한 범위

연동범위

  • 물품 연동 – 기존 대학교 물품과 이비즈포유 분류코드와의 매핑을 통한 정규화
  • 공급사 정보 연동 – 기존 공급사 정보와 이비즈포유의 공급사 정보 공유
  • 구매의뢰, 입찰 결과 연동 – 구매청구의 처리 결과를 서로 연동
  • 계약 정보 연동 – 전자계약 체결된 내용을 연동
  • 입고 및 기성 정보 연동 – 납품 완료된 물품에 대해 입고 및 기성 정보 연동
  • 세금계산서 정보 연동 – 업체가 발행한 세금계산서 결과 정보 연동

기대효과

  • 교내 시스템에서도 구매청구, 입찰 진행 현황 등의 진행상황을 실시간으로 조회
  • 구매 청구한 물품을 관재 시스템까지 연계하여 자산의 추적 및 관리가 용이함
  • 낙찰된 공급사의 정보 및 낙찰 결과를 연계하여 교내시스템에서 입찰 결과 정보 조회
  • 계약 결과 데이터를 연동하여 교내시스템에서도 과거 계약정보의 검색이 용이함
  • 검수 완료된 구매 건은 관련 세금계산서를 자동으로 역발행하여 교내 회계 시스템과 연동 세금계산서의 관리 데이터의 무결성 유지 (이중 발행 방지)
  • 필요한 데이터를 연동하여 각 단계별 수기 입력 및 불필요한 행정업무 최소화